Prelucrarea datelor cu caracter personal

 

INSTANT FACTORING IFN S.A., cu sediul in Impact Hub, strada Gara Herăstrău 2, clădirea Equilibrium, etaj 2, spațiul TOF 212, sector 2, București, avand numar de ordine in registrul comertului J40/3635/2018, CUI 39029401, in calitate de operator de date cu caracter personal va informam, Regulamentul general privind protectia datelor („Regulamentul”) ca prelucrăm date cu caracter personal care va privesc („Datele”) dupa cum urmeaza:

Instant Factoring IFN este un factor din Romania care sustine IMM-urile romanesti transformand in numerar creantele la termen pe care acestea le detin.

Ca urmare a inregistrarii pe platforma online de factoring Instant Factoring, Instant Factoring IFN S.A. trebuie să colecteze și să proceseze anumite date cu caracter personal       referitoare la Dvs. si/sau reprezentantii legali si/sau actionarii si/sau persoanele de contact (daca este cazul) ai/ale organizatiei din care faceti parte.

Datele se refera la: nume si prenume, functie/pozitie, numar de telefon, adresa de email, anul nasterii, profesia, fotografia, experienta profesionala, informatii juridice si financiare.
Datele sunt culese astfel:

La inregistrarea pe platforma Instant Factoring se culeg doar datele inscrise de aplicant la completarea formularului de inregistrare.

La aplicarea prin platforma Instant Factoring a unei cereri de cesiune creante se culeg date din surse disponibile public cum ar fi RECOM, AEGRM, Ministerul Finantelor Publice, ANAF, Portalul Instantelor de Judecata, Linkedin, website-ul organizatiei din care faceti parte.

 

1. Temeiurile juridice si scopurile prelucrarilor

1.1. In temeiul incheierii si executarii contractelor de factoring si al realizarii demersurilor necesare inaintea incheierii contractelor (art. 6 alin. (1) lit. b) din Regulament), trebuie să colectam și să procesam anumite Date în scopul:

• Furnizarii produselor si serviciilor pe care le oferim clientilor prin intermediul platformei Instant Factoring, verificarilor prealabile pentru plata creantelor, asigurarea impotriva riscului de neplata, gestionarii conturilor și a efectuarii tranzacțiilor, pentru a gestiona clienții, a acorda și a gestiona limite / condiții, garanții și contracte de asigurare a riscului de neplata;

Prelucrarile descrise la acest punct 1.1. sunt necesare deoarece fara realizarea acestora nu este posibil ca Instant Factoring IFN S.A. să încheie sau să execute contractul de factoring.

1.2. In temeiul indeplinirii unor obligatii legale care ne revin (art. 6 alin. (1) lit. c) din Regulament) prelucram Date in urmatoarele scopuri:

• Tinerea contabilitatii si raportarea catre autoritatile fiscale, catre Oficiul National de Prevenire si Combatere a Spalarii Banilor si catre alte autoritati conform prevderilor legale, realizarea auditului intern si financiar prevazut de lege.

1.3. In temeiul urmariri intereselor noastre legitime (art. 6 alin (1) lit. f) din Regulament) prelucram Date in urmatoarele scopuri:

• apararea in instanta, daca este cazul, a drepturilor noastre decurgand din relatiile comerciale, detectarea fraudelor, să avem posibilitatea de a urmări tranzacțiile financiare ale companiilor (înregistrarea comunicării) și de a avea schimb automat de informații în legătură cu raportarile obligatorii catre autorități, pentru a garanta siguranța rețelelor informatice și a datelor, accesul la sediu, supravegherea video, dar și gestionarea activităților companiei (în special contabilitatea generală, administrarea facturilor, afaceri bancare și valutare), relațiile cu clienții, strategiile de marketing, inclusiv prelucrarea datelor pentru analiză sau anonimizare;
• realizarea de comunicari catre clientii existenti privind caracteristici ale produselor si serviciilor noastre pentru a veni in intampinarea necesitatilor clientilor nostri si a altor informatii de interes despre noi si sectorul in care ne desfasuram activitatea (comunicari in scop de marketing direct);

ATENTIE – IMPORTANT:
Aceasta informare este facuta in conformitate cu prevederile art. 14 din Regulament si strict si exclusiv in scopul respectarii de catre INSTANT FACTORING IFN S.A. a obligatiilor sale de informare in calitate operator de date cu caracter personal.
Aceasta informare nu constituie si nu poate fi interpretata ca un acord ori o aprobare din partea INSTANT FACTORING IFN S.A. cu privire la nicio cerere de finantare sau cesiune de creanta si nici nu are valoarea notificarii debitorului cedat in legatura cu o cesiune de creanta.

2. Datele pe care le prelucram

In temeiurile si in scopurile susmentionate, la plasarea de catre dvs. a unei cereri de cesiune creante, prelucram urmatoarele date cu caracter personal care va privesc:

• Numele si prenumele
• Sexul
• Data nasterii
• Adresa de email
• Numarul de telefon
• Locul de munca
• Profesia/functia
• Experienta profesionala
• Fotografie
• Adresa IP
• Datorii ANAF
• Popriri
• Litigii

In plus prelucram Date privind detinerile de capital si a calitatilor de director/administrator/persoana imputernicita, dupa caz, in societati, precum si alte Date inregistrate in Registrul Comertului, aceste Date fiind obtinute de la Oficiul Registrului Comertului in masura in care sunt publice.
Datele le-am obtinut de la clientul/clienta noastra care are o relatie comerciala cu Dvs in baza careia clintul/clienta noatra emite facturi pe numele Dvs sau al organizatiei din care faceti parte.
Unele Date le obtinem din surse disponibil public cum ar fi AEGRM, Ministerul Finantelor Publice, portalul instantelor de judecata, Linkedin, pagina de internet a Dvs sau a organizatiei din care faceti parte, Google.

In unele cazuri, daca exista o obligatie legala mai prelucram si adresa de domiciliu, datele actelor de identitate si CNP.

3. Destinatarii carora le dezvaluim Datele

Datele Dvs. vor fi dezvaluite numai in masura necesitatilor cerute de scopul prelucrarii, angajatilor nostri implicati in activitatile aferente desfasurarii activitatilor specifice serviciilor de factoring catre clientii nostri, si, dupa caz, clientilor si furnizorilor de bunuri si servicii ale societatii noastre cum ar fi furnizori de servicii de curierat sau de suport si administrare a infrastructurii web si IT ale societatii noastre, auditorilor financiari, precum si autoritatilor competente cum ar fi, dupa caz, ANAF, Biroul de Credit SA, Banca Nationala a Romaniei, instante judecatoresti.

Principalii destinatari carora le dezvaluim Datele, pe langa autoritati publice, sunt entitati din Romania: Zitec Com SRL, Zoho Corp, June Communications SRL, FAN Courier Express SRL, Neaga si Asociatii Contabilitate, Consultanta si Audit SRL, Cert Content SRL, Google Ireland Limited, Google Cloud Platform, Mailgun Technologies, Inc.

4. Perioada pentru care pastram Datele

Datele Dvs vor fi prelucrate atât timp cât durează colaborarea noastră profesională si/sau comerciala sau pana la expirarea termenelor legale de exercitare a intereselor noastre legitime decurgand dintr-o relatie contractuala (de exemplu expirarea termenelor de prescriptie a actiunilor in instanta), iar in cazul documentelor justificativ contabile care cuprind astfel de date pana la expirarea perioadei de pastrare a acestora impusa de legislatia aplicabila.

5. Drepturile Dvs. cu privire la Date

In functie de temeiurile si scopurile prelucarilor, aveti următoarele drepturi cu privire la Date:

• dreptul de acces, adică dreptul de a obține din partea noastra, la cerere, o confirmare dacă se prelucrează sau nu date cu caracter personal care va privesc, acces la datele respective și la informații despre prelucrare;

• dreptul de a solicita rectificarea datelor cu caracter personal inexacte sau completarea datelor incomplete;

• dreptul la restrictionarea prelucrarii, caz in care Datele vor mai putea fi prelucrate, cu exceptia stocarii, numai cu consimtamantul Dvs. sau pentru constatarea, exercitarea sau apararea unui drept in instanta sau pentru protectia drepturilor unei alte persoane fizice sau juridice sau din motive de interes public important.Restrictionarea prelucrarii poate fi solicitata in urmatoarele cazuri:
  • pana cand verificam exactitatea Datelor in cazul in care ati contestat-o;
  • prelucrarea este ilegala si va opuneti la stergerea Datelor solicitand in schimb restrictionarea acesteia;
  • nu mai avem nevoie de Date in scopul prelucrarii dar Dvs. ni le solicitati pentru constatarea, apararea sau exercitarea unui drept in instanta; sau
  • v-ati opus prelucrarii de catre noi in temeiul interesului nostru legitim, pe perioada in care verificam daca drepturile noastre legitime nu prevaleaza asupra celor ale Dvs.

• dreptul la ștergerea datelor cu caracter personal care va privesc („dreptul de a fi uitat”) daca Datele au fost prelucrate ilegal sau:
  • Datele nu mai sunt necesare scopurilor prelucrarilor;
  • v-ati retras consimtamantul pentru prelucrarea in temeiul acestuia si nu exista alte temeiuri legale pentru prelucrarea Datelor;
  • v-ati exercitat dreptul de opozitie si nu exista motive legitime pentru continuarea prelucrarii, care sa prevaleze;

• dreptul de portabilitate a datelor adică de a primi datele cu caracter personal furnizate, structurat, într-un format care poate fi citit automat, inclusiv posibilitatea ca datele să fie transferate unui alt operator, in cazurile in care prelucrarea se bazeaza pe consimtamantul Dvs. sau pe un contract sau prelucrarea este efectuata prin mijloace automate.

• dreptul de a depune plângere la Autoritatea Nationala de Supraveghere a Prelucrarii Datelor cu Caracter Personal.

5.1. DREPTUL LA OPOZITIE

5.1.1. Dreptul la opozitie privind prelucrari intemeiate pe interesul legitim al operatorului

Aveti dreptul de a va opune, datorita situatiei particulare in care va aflati, prelucrării Datelor in temeiul intereselor legitime urmarite de noi sau de un tert, inclusiv crearii de profiluri pe temeiul sau in scopul mentionat.

5.1.2.Dreptul la opozitie privind prelucari in scop de MARKETING DIRECT

Aveti dreptul de a va opune in orice moment prelucrarii Datelor in scop de marketing direct, inclusiv crearii de profiluri pe temeiul sau in scopul mentionat.

Va puteti exercita aceste drepturi gratuit contactandu-ne in scris la adresa Blvd. Nicolae G. Caramfil nr.  49, et. 4, cam. 9, sector 1, Bucuresti sau prin email la contact@instantfactoring.com