În mediul economic actual, calcularea și interpretarea unor indicatori KPI joacă un rol esențial în evaluarea performanței și optimizarea unui business. Evoluând de la indicatorii financiari și contabili, sistemul de măsurare bazat pe indicatori KPI surprinde îndeplinirea obiectivelor stabilite anterior. 

De aceea, alegerea unor indicatori KPI potriviți este primordială pentru estimarea și consolidarea succesului afacerii. Descoperă în acest articol ce sunt indicatorii KPI, la ce sunt utili și care sunt principalii indicatori utilizați de companii.

Ce sunt indicatorii KPI?

KPI sau indicatorii cheie de performanță sunt obiective cuantificabile care au scopul de a măsura potențialul de succes al unei afaceri. Interpretarea rezultatelor acestor indicatori contribuie la descoperirea acelor componente care sunt benefice pentru progresul companiei sau a acelor procese operaționale care necesită optimizare.

Regăsindu-se și sub denumirea de KSI (indicatori cheie de succes), KPI se pot aplica pentru a măsura performanța în orice departament al companiei, de la departamentul financiar la cel de resurse umane și chiar marketing.

Ce rol joacă indicatorii KPI?

Pentru a-și menține competitivitatea, antreprenorii trebuie să își gestioneze eficient orice zonă a afacerii lor (creanțe, cheltuieli, resursele umane, operațiunile, relația cu furnizorii, fluxul de numerar, etc). Astfel, KPI devin un instrument pentru înțelegerea unor fenomene, ajustarea activităților și controlul operațiunilor din departamentele companiei. Prin KPI, specialiștii pot exprima succesul prin cifre.

Pe lângă funcția de control, indicatorii cheie de performanță se mai remarcă și prin:

• Funcția de dezvoltare și îndrumare, prin prisma faptului că reprezintă un punct de pornire pentru stabilirea și implementarea strategiilor în diverse departamente ale firmei;
• Funcția de motivare, pe fondul ambiției de a îndeplini anumite obiective și a motivării părților interesate să contribuie la îndeplinirea obiectivelor la cel mai înalt nivel.

Deoarece acești indicatori au o natură statică și sunt caracterizați de o semnificație profundă în momentul comparării, ei elimină emoția care ar putea să afecteze obiectivitatea interpretării rezultatului.

De asemenea, KPI-urile au rolul de a monitoriza elementele vitale ale sănătății companiei și progresul acestora în timp. Totodată, aceștia pot ajuta la identificarea unor previziuni care ar influența activitatea desfășurată și care ar fi necesare pentru crearea unui plan eficient. În plus față de rezolvarea unor potențiale probleme, calcularea indicatorilor KPI este necesară pentru a aborda oportunități de dezvoltare. Cu informațiile potrivite, generate de măsurarea KPI-urilor, antreprenorii pot:

• valida un nou model de afaceri;
• evalua succesul unui produs care urmează a fi lansat.

Care sunt caracteristicile unui KPI bun?

Capacitatea de a monitoriza progresul într-un mod obiectiv depinde de calitatea indicatorilor KPI. Astfel, acești indicatori trebuie să fie:

• Specifici, pentru a oferi o descriere detaliată, simplă și clară a ceea ce se dorește a fi realizat;
• Măsurabili, pentru a oferi o definiție exactă/ numerică a succesului;
• Realizabili, pentru a stabili așteptări realiste în ceea ce privește îndeplinirea obiectivelor stabilite;
• Relevanți, pentru a se alinia obiectivelor departamentului, respectiv obiectivelor mai ample de business.
• Limitați în timp, pentru a evalua progresul într-o perioadă de timp ambițioasă, dar realizabilă.

De asemenea, se impune evaluarea periodică a KPI-urilor pentru a ști că respectivii indicatori au rămas cei potriviți pentru îndeplinirea obiectivelor. Există posibilitatea ca aceștia să necesite ajustări la anumite intervale de timp.

Care sunt principalii indicatori KPI folosiți de companii?

Lista de KPI-uri include foarte mulți indicatori, însă printre cei mai importanți, se numără:

1. Profitul 

Este unul dintre cei mai importanți indicatori de performanță ai afacerii. Analiza marjei de profit brute și nete este necesară pentru a înțelege mai bine nivelul de succes pe care îl are compania în generarea unui randament superior. 

• Marja de profit brut = Profit brut/Venituri totale x 100
• Marja de profit net = Venit net / Venituri totale x 100

2. Rentabilitatea investiției

Acest indicator măsoară probabilitatea de a obține un profit dintr-o investiție.

• ROI = (Valoarea curentă a investiției – Costul investiției) / Costul investiției

3. Fluxul de numerar operațional

Măsoară numerarul disponibil al afacerii ca rezultat al operațiunilor sale. Dacă rezultatul este pozitiv, atunci business-ul dispune de numerar suficient pentru a crește numărul operațiunilor. Dacă vorbim de o valoare negativă, acest lucru sugerează nevoia de finanțare pentru a susține procesele curente. În acest caz, companiile pot opta pentru factoring sau alte surse de finanțare.

• Fluxul de numerar din exploatare = Venit din exploatare + Amortizare – Impozite + Modificarea capitalului de lucru

4. Durata de încasare a creanțelor

Se referă la timpul în care o companie urmează să fie plătită după facturare.

• DSO = (valoare creanțe cu plata la termen / vânzări totale) x numărul de zile

5. Cota de piață

Este acel procent din vânzările totale ale unei industrii sau ale unei piețe, obținut de o anumită firmă într-un anumit interval de timp. Acest indicator oferă o imagine generală a vânzărilor unei companii în raport cu piața și concurenții săi.

• Cota de piață = vânzări totale companie/ vânzări totale industrie x 100

6. Valoarea duratei de viață a clientului

Oferă o privire asupra valorii pe care compania o obține dintr-o relație pe termen lung cu clienții.

• Valoarea duratei de viață a clientului = (Valoarea clientului x Durata medie de viață a clientului), unde Valoarea clientului = Valoarea medie a achiziției * Numărul mediu de achiziții

7. Rata de defecte

Indică procentul de produse care nu au îndeplinit obiectivele de calitate, care este utilizat pentru a evalua procedurile, serviciile și produsele pe care compania le realizează.

• RD = numărul total de defecte / numărul total de unități testate x 100

8. Rata de rotație a angajaților

Surprinde numărul de angajați care au plecat din companie într-un anumit interval de timp. Acest KPI include demisiile, disponibilizările, pensionările, transferurile de locație sau chiar decesele.

• ETR = numărul de angajați care au părăsit firma / numărul mediu de angajați x 100